Desde la llegada de la pandemia en marzo de 2020, el día a día de muchos negocios ha cambiado. Se han visto obligados a tomar medidas COVID para garantizar su supervivencia. Una gestión eficiente y actuar para prevenir los problemas son la mejor forma de mantener el control de la situación y evitar escenarios sin margen de maniobra.

¿Qué medidas COVID pueden implementar las empresas para mejorar su seguridad?

Independientemente de si se dedican a la atención al público final o si desarrollan su actividad en el mundo corporativo, todas las empresas han tenido que reaccionar al virus e incrementar sus medidas de seguridad para minimizar el posible impacto. Más allá de las recomendaciones básicas de distancia social, higiene, etc., según el modelo de negocio, las siguientes han sido las medidas más frecuentes.

Contratar servicios de limpieza especializados que desinfecten los espacios de trabajo

Aunque un entorno limpio y bien ventilado siempre ha sido importante para la productividad, las oficinas necesitan reforzar sus medidas de seguridad e higiene para prevenir contagios. Independientemente de la cantidad de ventanas, los equipos de trabajo se concentran en muy pocos metros cuadrados y un contagio en cadena sería letal para el desarrollo de la actividad económica.

Con un equipo de limpieza especializado en desinfección, se consiguen unas condiciones óptimas de higiene y se facilita que los espacios de trabajo no sean transmisores de enfermedades. Si, además, se comparten puestos de trabajo, como en el caso de los call centers, la limpieza e higienización entre cada turno actuarán como cortafuegos.

Contar con un plan B para la plantilla

Hay departamentos o equipos cuyo desempeño es fundamental para el desarrollo de la actividad empresarial. Aunque no tomen parte en las labores esenciales, las personas encargadas de conserjería, recepción, gestión, etc. son imprescindibles para la agilidad del día a día.

Muchas compañías, buscando minimizar sus gastos fijos, mantienen a sus plantillas muy ajustadas y una baja podría implicar la paralización de los trabajos. Si cuentan con la colaboración de empresas como Segurservi, que las ayude a contratar personal de refuerzo, tendrán la tranquilidad de saber que, si lo necesitan, alguien con la formación necesaria acudirá en horas.

Dividir al equipo en dos o más grupos de convivencia

Cuando es fundamental que parte del trabajo se realice de manera presencial, se puede apostar por un sistema de gestión mixto que ayude a minimizar los riesgos de tener a todo el equipo contagiado por COVID. Para ello, se han de crear burbujas de convivencia y turnos. Se reunirá a personas de los distintos departamentos para que trabajen juntas y se crearán varios grupos de trabajo que se alternarán entre sí en la oficina.

Esto se puede organizar cambiándose las semanas o incluso en días puntuales. Lo importante es que las personas de un grupo no se mezclen con las del otro. Así, si se produjesen contagios, se conseguiría limitar el impacto y solo una parte de la plantilla resultaría contagiada.

Desarrollar un canal de comunicación y protocolo ante posibles contagios

Cuando, pese a haberse tomado todas las medidas, algún trabajador resulta infectado, es importante contar con los protocolos necesarios para notificárselo al resto del equipo, así como a proveedores y clientes con los que haya podido tener contacto. Disponer de un protocolo de comunicación, así como un texto oficial garantizarán que se actúa de manera correcta y que se transmite el mensaje de la forma adecuada.

No todos los trabajadores tienen la misma capacidad de comunicación. Al igual que no es conveniente dejarlo pasar por alto, un mensaje demasiado alarmista también podría ser perjudicial. Con un comunicado oficial remitido por el departamento correspondiente, se garantizará la respuesta adecuada para todos los que hayan tenido contacto con el enfermo.

Crear un sistema de respuesta ante el retraso de pagos de clientes

Hasta ahora se han mencionado medidas para asegurar la viabilidad productiva de la empresa, pero la COVID también implica riesgos financieros. Si uno de los clientes se ve afectado seriamente por la crisis y deja de pagar, tendrá un efecto directo en la liquidez. De nuevo, tomar la delantera y anticiparse a los problemas evitarán las decisiones a la desesperada.

Ejercer un mayor control sobre el flujo de tesorería y realizar un seguimiento de cerca a los clientes servirán para hacer sonar las alarmas cuando aún se pueda hacer algo. Es el momento de aumentar el fondo de maniobra para garantizar la solvencia. Clasificar los cobros esperados según el riesgo y asignarles una probabilidad también ayudarán a valorar las necesidades reales.

Crear un sistema de soluciones si se estanca la venta

Tan impredecibles como el desarrollo del negocio de los clientes corporativos son las medidas restrictivas que van a poner los Gobiernos. Cuando se trabaja de cara al público, se puede sufrir ante un nuevo confinamiento o si se adelanta el toque de queda. Por eso, es importante pensar en soluciones alternativas que ayuden a evitar que las ventas se resientan.

En el caso de la hostelería, por ejemplo, un servicio de reparto a domicilio, la creación de paquetes de varios días o incluso vender vales regalo para canjear tras las restricciones servirán para capear el temporal. En el caso de otros servicios, intentar atraer al cliente con descuentos o adaptar la apertura a momentos en los que los usuarios se sientan más seguros son solo algunas de las soluciones posibles.

Crear un comité de emergencia

Por mucha planificación y previsión que se realicen, hay que ser consciente de que no se puede prevenir el comportamiento del virus. Aunque cada vez hay más evidencia científica sobre su comportamiento y tratamiento, ninguna empresa está a salvo de tener que hacer frente a una situación inminente. Con un grupo de trabajo capacitado para evaluar cada área del negocio, la toma de decisiones será ágil e informada.

Para ello, es recomendable que, además de sus labores del día a día, los miembros realicen un seguimiento estricto de la evolución de la actividad y evalúen el impacto que están teniendo sobre el negocio las distintas restricciones. De esta forma, cuando llegue el momento de dar una respuesta rápida, estarán preparados.

Las medidas COVID deben estar destinadas a minimizar los riesgos de los contagios, así como los económicos. Con una prevención y protocolos adecuados, las empresas contarán con un mayor margen para reaccionar.

 

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