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gestión comunidades de vecinos

La gestión o administración de comunidades de vecinos nunca ha sido tarea sencilla. Hoy en día, es necesario compaginar la vida laboral con esta tarea totalmente desinteresada, donde los vecinos cuentan con la responsabilidad o toma de decisiones. La gran cantidad de cuestiones a las que debe hacer frente un presidente de comunidad crea un muro casi insalvable si no se pide ningún tipo de ayuda.

 

Gestionar comunidades de vecinos: más difícil de lo que parece

La dificultad de dicha tarea varía en gran medida según el tipo de inmueble. No es lo mismo gestionar una comunidad donde viven tres familias, que una donde viven diez. También depende del espacio con el que cuenta dicha comunidad, o de otros factores como la presencia de jardín o piscina.

Los distintos servicios, de los que se debe ocupar un presidente de una comunidad de vecinos, pueden ser muy variados. En términos generales, una finca requerirá de servicios de limpieza. Mientras la vivienda es tarea de los inquilinos, las zonas comunes como la entrada o la portería suelen requerir la contratación de una persona externa para limpiarlas. Esta misma persona puede ocuparse también de realizar un servicio de conserjería.

La complejidad de gestionar una finca crece exponencialmente si se cuenta con piscina o jardín. Los servicios de jardinería implican la contratación de personal especializado. Mantener un jardín no se limita a cortar la hierba o podar los árboles. Se requiere conocer las diferentes plantas existentes, el método de poda adecuado en cada caso y cómo se debe instalar el riego para que sea eficiente y trabaje en los momentos adecuados. Durante este trabajo se pueden usar productos químicos que pueden provocar daños físicos si no se utilizan correctamente. Por ello, y, también, en caso de accidente, siempre es recomendable optar por servicios especializados.

Con la piscina ocurre algo similar. Se requieren conocimientos especializados para una gestión eficiente y que evite gastos innecesarios. No es simplemente llenar la piscina de agua y disfrutar durante los meses de verano. Contar con una piscina requiere un control exhaustivo del tipo y cantidad de cloro que se utilice, así como vigilar el filtro de agua de la piscina y ajustar el pH al valor correcto para poder tener el agua limpia y cristalina.

Sin embargo, además de los servicios fijos que requiere una comunidad de vecinos, sin una empresa externa, el presidente de la comunidad es la persona que debe velar por el buen funcionamiento del vecindario en muchos aspectos. Debe supervisar y exigir el pago de las cantidades estipuladas a todos aquellos vecinos que no lo hagan, vigilar el libro de gastos y hacer cumplir todo aquello que se acuerde en las reuniones de propietarios, entre otros…

 

Un gran número de servicios a gestionar

Pero, eso no es todo. Además de la contabilidad y los servicios fijos requeridos por los vecinos, hay que añadir todos los servicios periódicos que puede requerir la comunidad a lo largo del año. El más habitual es el de tareas de mantenimiento, para arreglar pequeños desperfectos que van ocurriendo por el uso. Algunas comunidades pueden sufrir plagas o la presencia de ratones en sus garajes. Por ello, es normal contratar a servicios de control de plagas, que revisan eventualmente las trampas ya colocadas previamente. Así, el presidente de la comunidad es el responsable de permitir el acceso a los controladores de plagas y de la elaboración de la factura correspondiente. También tiene la obligación de supervisar que la entrega de la correspondencia y la recogida de las bolsas de basura se haga con normalidad. En las reuniones iniciales de vecinos deben tratarse estos puntos para explicar el procedimiento habitual de actuación con estos temas.

La presencia de personas preparadas y capacitadas para gestionar una comunidad de vecinos también puede servir de ayuda al presidente de la misma. No es muy habitual, pero la ley recoge diferentes artículos donde explica que un presidente de una comunidad de vecinos puede acabar incurriendo en diferentes delitos. Un presidente que se enfrenta a la gestión de la comunidad, sin ningún tipo de ayuda, debe contar con conocimientos de contabilidad. En caso contrario, puede caer en un delito de apropiación indebida, según el artículo 253 del Código Penal, si no es capaz de administrar correctamente el dinero de terceros o el presupuesto de la comunidad. También puede caer en delito de administración desleal si el presidente se excede en el ejercicio de sus funciones afectando negativamente a la comunidad. Menos habituales serían los delitos de estafa o de coacciones.

Más allá de posibles consecuencias legales para el presidente de la comunidad de propietarios, las diferencias entre vecinos pueden convertirse en habituales. Toda obra, reparación o presupuesto relacionado con la construcción necesita la aprobación por parte de la mayoría de vecinos. Así, la figura del presidente debe saber hacer política. Su cargo es similar al de presidente de gobierno de su comunidad, y debe ser capaz de convencer a todos sus vecinos sobre el mejor de los caminos a seguir. Hacer esto solo, y sin experiencia previa en la materia, puede convertirse en una montaña difícilmente escalable.

 

Los beneficios de contratar una empresa externa

Con todo, y ante este panorama, resulta indudablemente más sencillo la contratación de una empresa externa que libere trabajo al presidente de la comunidad. Por ello, recurrir a terceras personas cuenta con enormes ventajas. La empresa se ocupa de la contratación del personal, así como de cerciorarse de que realizan sus tareas correctamente y respetando los plazos de trabajo. También gestionan las vacaciones de los trabajadores, y se encargan de buscar a alguien que les sustituya durante los 30 días hábiles que estén fuera. Con este tipo de empresas se gana en comodidad, pero también en eficiencia.

Al mismo tiempo, sin empresa externa y por falta de tiempo, los vecinos pueden caer en el error de contratar a los primeros profesionales que encuentran teniendo que pagar un importe mayor. Hoy en día existen empresas que ofrecen gran parte de los servicios incluidos, y por un presupuesto más ajustado.

 

Gestionar una comunidad requiere una gran dedicación

Como hemos visto, en la gran mayoría de los casos la gestión de la comunidad requiere una gran dedicación. Sin embargo, con un trabajo y una familia que sacar adelante resulta casi imposible poder realizar esta tarea con eficiencia y logrando buenos resultados. No hay que obviar que la figura de presidente ya tiene unos deberes fijos que no se pueden sustituir. Estos están relacionados con solucionar cualquier tipo de problema de convivencia, higiene o incivismo que se pueda producir en el bloque. Por ejemplo, cualquier queja por demasiado ruido durante un fin de semana o rotura de una tubería irá dirigida al presidente. Si fuera necesario llevar a cabo cualquier tipo de reparación, el presidente debería encontrar los profesionales para realizarla y realizar un presupuesto. Con una empresa, el presidente únicamente debería dar la orden, a través de un correo electrónico, para iniciar el trámite de la reparación.

Con todo, contratar los servicios de una empresa externa para que se ocupe de gestionar al personal que trabaja en la vivienda, la gestión de los trabajos temporales (desratización si fuera necesario, reparación de inmobiliario, recogida de basuras…), los presupuestos y cuentas, así como de solucionar los problemas que puedan surgir durante el día a día, ahorra mucho trabajo y aporta enormes ventajas a todos los inquilinos de la comunidad.